Pour une comptabilité tenue à jour et suivie en temps réel, une gestion des notes de frais structurée et encadrée est une nécessité.
Dans ce cadre, une solution de suivi des notes de frais comme Expensya s’avère nécessaire.
En permettant en quelques clics un archivage efficace à valeur probante, Expensya fait gagner un temps précieux aux comptables et les fait gagner en efficacité.
Quels sont les principaux postes de dépenses des salariés et comment les saisir dans les documents comptables ? Consultez notre article pour en savoir plus.
Comment fonctionnent les notes de frais
Pour que les salariés soient remboursés par leur entreprise, ils doivent fournir les justificatifs de ces dépenses sous forme de facture, de ticket de caisse, de billet de train…
Ces documents sont ensuite enregistrés par la comptabilité de façon à être exploitable en cas de contrôle fiscal par exemple.
Gérer ses dépenses avec Expensya peut être une solution efficace pour enregistrer et organiser les notes de frais de façon à ce qu’elles soient en conformité avec la législation ; les notes de frais doivent en effet correspondre à l’archivage à valeur probante, et répondre à trois caractéristiques :
- Authenticité
- Intégrité
- Fiabilité
Les frais de restauration
Ces frais s’appliquent dès lors que les salariés sont obligés de prendre leur repas en dehors de leur domicile et qu’ils doivent financer un restaurant par exemple.
Le remboursement peut alors s’élever à 17,5€/repas sur une base forfaitaire.
Pour la saisie dans les documents comptables, le process est simple :
En débit, la dépense est imputée au compte 6256 (HT), et au compte 44566 (TVA)
En crédit la dépense est imputée au compte 401.
Les frais de représentations
Les frais de représentation ne sont pas imposables, et l’entreprise ne doit pas payer de charge sociale sur ce poste de dépense : il s’agit des frais engagés par les salariés pour les dépenses effectuées dans le cadre de rendez-vous clients.
On comptabilisera ainsi comme frais de représentation des repas pris au restaurant avec des clients importants ou encore des frais de parking déboursés dans le cadre d’un rendez-vous professionnel.
Les frais de déplacement
Les frais de déplacement ne couvrent pas les frais que les salariés doivent engager pour couvrir leurs déplacements entre leur domicile et leur bureau. Ils couvrent en revanche les déplacements effectués par le salarié dans un cadre professionnel. L’exemple le plus récurrent des frais de déplacements est celui du commercial qui se déplace en rendez-vous clients.
On distingue deux types de frais pour la saisie comptable :
- Les billets de train, déplacement en métro, avion, frais de taxi … qui couvrent le déplacement en lui-même sont considérés comme des frais de déplacement « simples ». Ils doivent être débités dans les documents comptables dans le compte 6251 (« voyages et déplacement »). Ils seront crédités en retour en compte 512.
- Concernant les frais engagés par le salaréi en parallèle de ces frais de déplacement, l’intutilé est différent, les frais doivent être engagés sous la dénomination « mission ». On débite le compte 6256 (« mission »), et on crédite le compte 512.