Plusieurs étapes doivent être respectées pour réussir le déménagement d’entreprise. Je vous livre les points essentiels à retenir.
La planification à mettre en place
Après la communication de la date précise du déménagement, il faut élaborer un temps nécessaire à la préparation. Cela repose à la fois sur la taille de l’entreprise et la nature du changement de zone géographique.
Il peut s’agir de la même ville, d’une autre région. Le délai peut aller de 3 mois à 12 mois pour effectuer les formalités correspondantes.
L’information des salariés
Le facteur déménagement signifie la nouveauté. Toutefois, cela peut engendrer des tensions et du stress auprès des salariés.
Il faut informer l’ensemble des collaborateurs au plus tôt des intentions de déménager. De leur côté, ils peuvent s’organiser en connaissance de cause.
La mobilisation des équipes est sollicitée sous différentes formes. Cela peut impliquer la visite des nouveaux locaux, les réunions d’information.
Il faut également interroger les salariés sur leurs attentes concernant les futurs aménagements. En outre, il convient de communiquer de façon régulière.
En parallèle, il est préférable d’étudier les contrats de travail. Les salariés peuvent refuser le changement de lieu de travail sous deux conditions.
C’est le cas si l’entreprise se déplace vers un autre secteur géographique et si le contrat de travail ne prévoit pas de clause de mobilité.
Le respect des contrats de l’entreprise
Il faut tenir compte des conditions précises de l’actuel bail commercial. En majorité, il n’est pas possible de résilier un contrat avant la fin de la période des 3 ans.
Il faut informer le bailleur au minimum 6 mois avant la fin de la période triennale ou avant l’échéance du bail. Pour rappel, la période triennale correspond aux périodes de 3, 6 ou 9 ans.
Il est conseillé de reprendre et de relever les autres contrats pour le transfert des prestations ainsi que toute forme de résiliation. Il faut consulter les nombreux contrats concernant l’assurance, l’électricité, le nettoyage, la téléphonie, entre autres.
Il faut toujours informer les prestataires au plus tôt pour prévenir toute difficulté.
L’information des tiers de l’entreprise
Il faut tenir informé les clients, les fournisseurs et autres prestataires du futur déménagement. Il faut également leur procurer l’adresse des futurs locaux.
C’est l’occasion de mettre à jour les supports qui informent sur l’adresse comme les cartes de visite, la fiche Google My Business, les signatures des e-mails. L’administration est aussi informée à travers l’URSSAF, l’Assurance Maladie, les Impôts, etc.
Les aspects techniques du déménagement
Cela concerne l’inventaire des biens de l’entreprise. Il faut ajouter l’aménagement et l’agencement du mobilier des nouveaux locaux, la remise en état de l’ex-local de l’entreprise.
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Crédit Photo : vallette.fr