La fiche de paie fait partie des documents cruciaux pour le fonctionnement d’une entreprise. Également appelé bulletin de salaire ou bulletin de paie, le document prouve l’existence et le montant du salaire que le travailleur perçoit en échange du service assuré au sein de l’entreprise. La fiche de paie intègre une fonction primordiale pour les deux parties. Ce document possède d’importantes valeurs juridiques et administratives.

Les mentions obligatoires sur une fiche de paie

Chaque employé est tenu d’établir une fiche de paie pour chacun de ses employés. Cela relève d’une obligation légale pour tous les types de services assurés et la nature du contrat de travail. Différentes réglementations s’appliquent pour l’élaboration de la fiche de paie. Le document officiel doit notamment contenir :

  • toutes les informations qui permettent d’identifier l’employeur : nom de l’entreprise, numéro SIRET de la société, code entreprise (code APE ou code NAF), convention collective applicable,
  • les renseignements concernant le salarié : nom, adresse du domicile, numéro de sécurité sociale, date de début du contrat de travail et date d’ancienneté, emploi occupé au sein de l’entreprise et CSP, niveau de classification hiérarchique ou coefficient de classification,
  • les données relatives au salaire : le salaire de base, la période couverte par le bulletin de salaire, nombre d’heures travaillées et nombre d’heures supplémentaires, les absences non rémunérées et les absences pour maladie ou autres raisons , période de congé et montant de l’indemnité pour les congés payés, les avantages en nature (primes, tickets restaurants, …),
  • les cotisations sociales : la nature, les taux et les montants des contributions doivent figurer clairement sur la fiche de paie,
  • le salaire net à payer et le salaire imposable : le montant exact du salaire net avant déduction de l’impôt sur le revenu, le taux et/ou le montant de l’impôt applicable sur le salaire net, la date et le mode de paiement du salaire.

Les données chiffrées mentionnées sur la fiche de paie doivent être précises.

Les mentions interdites sur une fiche de paie

L’exercice du droit de grève ainsi que les heures consacrées aux différentes tâches assurées par le salarié en tant que délégué du personnel ou autres titres de représentation du personnel ne doivent pas figurer sur le bulletin de salaire.

Les renseignements relatifs à l’exercice des fonctions de représentant du personnel font l’objet de l’élaboration d’une fiche à part entière, remise en annexe de la fiche de paie.

Comment éviter les erreurs ou les omissions sur la fiche de paie ?

L’employeur doit vérifier soigneusement le bulletin de salaire avant de l’imprimer et de le remettre au salarié. Toute erreur ou omission sur une fiche de paie est passible d’une amende de 450 Euros. L’employeur doit informer au plus tôt le salarié concerné dès qu’une fausseté est constatée sur la fiche de paie. Les deux parties se concertent pour trouver la meilleure solution leur permettant de rectifier l’erreur. L’alternative la plus courante et la plus judicieuse est de porter la régularisation sur la fiche de paie suivante. Autrement, l’employeur doit rééditer et remettre un bulletin de paie en y mentionnant clairement l’erreur commise dans le bulletin précédent.

Utiliser un modèle de fiche de paie standard et conforme aux normes légales ou un logiciel dédié à la gestion de paie écarte les risques de faire des erreurs ou d’oublier des informations.

Pour rappel, la fiche de paie doit être remise au salarié concerné, au format numérique ou en papier. Le document est transmis régulièrement au moment de chaque versement de salaire. En outre, l’employeur doit garder précieusement les fiches de paie de chacun de ses employés sur une durée d’au moins 5 ans.

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