La loi impose aux entreprises de rembourser les frais que les salariés ont déboursés dans le cadre d’une mission.

Ces frais couvrent par exemple les frais de transports, de restauration, les dépenses générées par l’achat de cadeaux d’entreprise …

Pour être remboursés aux salariés, ils doivent correspondre à certaines caractéristiques, et être inscrits sur les documents comptables selon des règles précisément mises en place.

Voici tous les éléments nécessaires pour que vous puissiez comptabiliser et rembourser les notes de frais de vos salariés dans le plus strict respect de la loi.

Quels sont les critères pour être considérés comme notes de frais ? 

La loi définit de façon claire les qualificatifs d’une note de frais, qui peut donc être intégralement remboursée aux salariés.

Pour faire l’objet d’une note de frais, une dépense doit :

  • Justifiée par les besoins de l’activité
  • Correspondre à des frais réalisés dans le besoin de l’entreprise
  • Etre raisonnable et proportionnée
  • Etre justifiée par des documents de nature à prouver leur existence

Les documents justificatifs des notes de frais doivent comprendre certaines mentions :

  • La date de l’opération nécessitant une dépense
  • Le motif de l’opération
  • Le montant exact de l’opération réalisée (sur le plan comptable, il est plus simple que le montant de la TVA apparaisse).

Des solutions comme Expensya permettent de simplifier considérablement la gestion des notes de frais de ses salariés, notamment grâce à la numérisation des documents et à la saisie automatique des factures.

L’employeur bénéficie d’une durée de cinq ans pour rembourser les notes de frais de ses salariés ; dans les faits, la majorité des entreprises fait en sorte que les salariés soient remboursés dans le mois qui suit leur dépense.

Sur les justificatifs de frais de transports, d’autres mentions doivent apparaitre :

  • Lieu de la mission
  • Nombre de chevaux fiscaux du véhicule
  • Motif du déplacement
  • Nombre de kilomètres parcourus

Forfaitaire ou au réel ?

Le remboursement au réel consiste à rembourser le salarié sur la base de la dépense effectivement engagée. Certaines dépenses ne peuvent être remboursées qu’au réel : les frais de déménagement, les frais exposés par un salarié envoyé à l’étranger, les frais engagés par le salarié en télétravail …

Dans la majorité des cas, les frais professionnels ne sont pas soumis aux cotisations sociales lorsqu’ils sont remboursés au réel. La seule obligation pour le salarié est de communiquer à son service comptable un justificatif des frais engagés et de pouvoir prouver que les dépenses ont été réalisées dans le cadre de ses fonctions.

  • Le remboursement forfaitaire doit correspondre à un montant maximum dont le niveau est indiqué sur le site de l’URSSAF. Ces plafonds, variables selon la nature des frais engagés, concernent des modes de dépenses bien spécifiques : frais liés à la mobilité professionnelle, frais de grands déplacements, frais de restauration, indemnités kilométriques …
  • Si le forfait de remboursement est inférieur à ce plafond, l’entreprise n’est pas tenue de fournir des justificatifs. En revanche, si le forfait est plus élevé, le remboursement forfaitaire peut être considéré comme un avantage en nature.
  • Il appartient alors à l’entreprise de prouver la nécessité de ce remboursement forfaitaire plus élevé, sous réserve de devoir réintégrer la totalité des frais dans l’assiette des cotisations sociales, et ce dès le premier euro.

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